Учёт материалов в клинике: как остановить потери на складе
· 6 мин чтения
Вечер пятницы, и для лечения следующего пациента нужен композит, но в шкафу осталась одна наполовину пустая упаковка. Поставщик не успеет привезти до понедельника, и визит переносится. В большинстве армянских клиник учёт материалов до сих пор ведётся в Excel или в тетради, а заказ делается «на глаз» — когда кто-то замечает, что что-то заканчивается.
Где прячутся потери
Плохой учёт материалов бьёт по клинике сразу с нескольких сторон.
1. Пустой склад в самый неподходящий момент: нехватка обнаруживается прямо во время процедуры, и в итоге — отменённый или перенесённый визит, то есть недополученный доход.
2. Замороженные деньги в шкафу: опасаясь нехватки, клиника заказывает с запасом, и материал, месяцами лежащий без дела, — это выведенные из оборота деньги.
3. Неизвестная себестоимость: если вы не знаете, сколько материала уходит на одну процедуру, цена услуги устанавливается наугад, и некоторые услуги, возможно, давно работают почти в ноль.
4. Неконтролируемые расходы: без учёта трудно понять, почему в этом месяце расход материалов оказался заметно выше, чем в прошлом.
Простой пример: если клиника тратит на материалы около 800 000 драм в месяц, то даже 10% лишних заказов или потерь в годовом исчислении составляют около миллиона драм.
Почему Excel не работает
Excel — неплохой инструмент, но у него есть одна фатальная особенность: он сам себя не обновляет. Каждое поступление и списание кто-то должен вписать вручную, и в загруженной приёмной «запишу потом» быстро превращается в «никто не записал». Через две недели цифры в таблице уже не имеют ничего общего с реальным содержимым шкафа.
Как решает это модуль Cost Accounting в Plano
Plano уже ведёт записи, пациентов и услуги клиники. Модуль учёта материалов добавляет в ту же систему контроль склада — без отдельной программы и отдельного логина.
1. Все запасы в одном месте — каждый материал со своей единицей измерения, остатком и стоимостью.
2. Поступление и списание в несколько кликов — учёт становится мелким повседневным действием, а не мучением в конце месяца.
3. Сигнал о низком остатке — при приближении к заданному минимальному порогу система показывает, что пора заказывать.
4. Картина расходов по периодам — основа и для планирования закупок, и для ценообразования услуг.
Когда расход материалов привязан к реальным данным, расчёт себестоимости и ценообразование услуг становятся вопросом цифр, а не предположений.
С чего начать
Не нужно с первого же дня брать на учёт все материалы. Разумно начать с 15–20 самых дорогих и самых быстро расходуемых позиций, которые обычно составляют основную часть расходов на материалы, и постепенно расширять список.
Часто задаваемые вопросы
Чем это лучше Excel?
Учёт в Excel зависит от того, что кто-то вручную обновит таблицу. В Plano учёт материалов находится в той же системе, где уже ежедневно работает приёмная, поэтому данные гораздо проще поддерживать актуальными.
Могу ли я узнать, когда материал заканчивается?
Да. Для каждого материала можно установить порог минимального остатка, и когда запас приближается к нему, система показывает это, чтобы заказ был сделан заранее.
Сложно ли перейти на учёт материалов?
Нет, если начать с малого — с 15–20 самых дорогих и быстро расходуемых материалов, постепенно расширяя список.