Безопасны ли данные клиники в облаке: честное сравнение
· 6 мин чтения
«А если это в интернете, значит, любой может украсть». Это самое частое возражение, когда клинике предлагают перенести базу пациентов в облачную систему. И мы понимаем, откуда оно берётся. Бумажная карта в шкафу существует физически, её можно увидеть и закрыть на ключ. «Облако» — абстракция.
Но давайте посмотрим не на ощущения, а на ситуации, которые реально случаются в клиниках. Потому что безопасность данных пациентов определяется не тем, насколько «близко» находятся данные, а тем, что происходит, когда что-то идёт не так.
Что на самом деле происходит с данными в клиниках
Большие хакерские атаки — это новости. В реальной жизни клиники данные теряются или утекают гораздо более будничными способами:
- Жёсткий диск компьютера на ресепшене выходит из строя, и база пациентов за три года, которая была в единственном Excel-файле, просто исчезает.
- Ноутбук, на котором администратор работал ещё и дома, крадут из машины.
- На компьютере появляется вирус, который шифрует все файлы и требует деньги.
- Список пациентов отправляется в общий чат мессенджера, где есть и бывший сотрудник.
- Бумажные карты намокают после аварии водопровода.
Обратите внимание: ни одна из этих ситуаций не связана с «интернетом». Они происходят именно потому, что данные хранятся в одном физическом месте, без резервной копии и без контроля доступа.
Три варианта, три разных риска
Бумага
У бумаги одно сильное свойство: её невозможно украсть удалённо. Но у бумаги нет резервной копии, нет поиска, и доступ к ней имеет каждый, кто может подойти к шкафу. Нет никаких следов того, кто открывал карту.
Excel на компьютере ресепшена
Excel повторяет слабые стороны бумаги и добавляет новые. Файл легко скопировать на флешку или отправить письмом. У компьютера обычно один общий пароль или вообще никакого. Резервная копия существует только в том случае, если кто-то вспомнил её сделать.
Облачная CRM
Облачная система меняет природу риска. Данные не привязаны к одному компьютеру, поэтому поломка диска или кража ноутбука не означает потерю базы. Каждый сотрудник входит под своей учётной записью, и ему доступна только та часть, которая нужна для его работы.
Но облако не безопасно само по себе. Оно безопасно ровно настолько, насколько хорошо его организовал поставщик. Поэтому правильный вопрос не «облако или нет», а «какое облако и как».
Пять вопросов, которые нужно задать любому поставщику программы
Прежде чем переносить данные клиники в любую систему, потребуйте простые ответы на эти вопросы. Если поставщик не может ответить, это уже ответ.
1. Где физически хранятся данные? В какой стране находятся серверы и кто оператор центра обработки данных?
2. Есть ли резервная копия и как часто она делается? И самое главное — проверялась ли она когда-нибудь на восстановление?
3. Кто из команды поставщика может видеть наши данные? При каких условиях и по каким правилам?
4. Как разделён доступ между нашими сотрудниками? Может ли врач видеть только своих пациентов?
5. Что будет с нашими данными, если мы решим уйти? Сможем ли мы их получить и в каком формате?
Как отвечает Plano
Мы задаём себе те же вопросы, поэтому вот наши ответы.
Хранение данных. Данные Plano хранятся в Германии, в центре обработки данных Европейского союза, где действуют самые строгие в мире правила защиты персональных данных (GDPR).
Шифрование. Данные зашифрованы и при передаче, и при хранении. Соединение между вашим браузером и Plano зашифровано (HTTPS), поэтому кто-то другой в той же Wi-Fi сети не сможет «подслушать», что вы открываете. Данные, хранящиеся на сервере, тоже зашифрованы.
Резервные копии. Резервные копии данных создаются регулярно, в соответствии с лучшими практиками отрасли. Поломка или кража компьютера на ресепшене никак не влияет на вашу базу.
Изоляция клиник. Данные каждой клиники изолированы на уровне базы данных. Кто что может прочитать, проверяет сама база, а не только интерфейс.
Доступ внутри клиники. У каждого сотрудника свой вход. Врач видит только своих пациентов. Финансовые экраны видит владелец и те, кому он разрешил.
Фискальный регистратор (ККМ). Здесь мы сознательно выбрали осторожный путь. Облако Plano никогда напрямую не подключается к вашей ККМ. На компьютере клиники работает небольшая программа, которая сама спрашивает у Plano, есть ли чек для печати, и отвечает результатом. Эта программа идентифицируется специальным ключом, который создаётся в настройках клиники и показывается только один раз. В Plano хранится не сам ключ, а его криптографический хэш.
Если решите уйти. Ваши данные — ваши. Если вы решите прекратить работу с Plano, вы получите свои данные.
Что остаётся ответственностью клиники
Даже лучшая облачная система не поможет, если на ресепшене пароль приклеен к монитору. Облако решает проблемы сломавшегося диска, украденного ноутбука и «единственного Excel-файла». Оно не решает человеческие привычки.
Поэтому стоит соблюдать несколько простых правил:
- Не используйте один и тот же пароль для Plano и личной почты.
- Не оставляйте учётную запись открытой на общем компьютере, когда уходите.
- Не копируйте списки пациентов в мессенджеры или Excel «чтобы были под рукой». Если данные есть в системе, их самое безопасное место — именно там.
Заключение
Облако само по себе ни безопасно, ни опасно. Опасны один компьютер без резервной копии, один пароль на всю команду и поставщик, который не может ответить на простые вопросы.
Мы готовы ответить на пять вопросов выше лично для вашей клиники. Запишитесь на бесплатную демонстрацию, и давайте обсудим, как перенести базу ваших пациентов без риска.
Часто задаваемые вопросы
Безопасно ли хранить данные пациентов в облачной CRM?
Зависит от поставщика. Хорошо организованная облачная система защищает от рисков, которые наиболее распространены при Excel или бумаге: поломка диска, кража устройства, отсутствие резервной копии. Важно проверить, где хранятся данные и как разделён доступ.
Чем облако лучше, чем Excel на компьютере ресепшена?
Excel-файл привязан к одному компьютеру и легко копируется. В облачной системе данные не теряются вместе с устройством, и каждый сотрудник видит только ту часть, которая нужна для его работы.
Может ли Plano напрямую подключаться к моей ККМ через интернет?
Нет. Облако Plano не подключается к ККМ. Небольшая программа, работающая во внутренней сети клиники, сама запрашивает чеки для печати и идентифицируется специальным ключом.
Какие вопросы задать поставщику CRM о безопасности данных?
Спросите, где хранятся данные, как часто делается резервная копия, кто из команды поставщика может видеть ваши данные, как разделён доступ между сотрудниками и как вы получите свои данные, если уйдёте.